正确运用对账单（函）法律建议书

正确运用对账单（函）法律建议书

就公司在实际运用对账单中存在的法律问题和法律风险，提出如下法律建议，以期规范以后的交易行为，维护自身的合法权益。

一、对账单中对账项目须明确、具体。

实务中，对账单中出现对账项目名称不全，规格型号不对，单价和金额（大小写）错误，对账单上的项目与事实发生的交易不相符合等现象。

法律风险：无法确认买卖双方之间交易货物的真实情况，增加了发生争议纠纷的机率。对账项目存在被事后添加，篡改的可能性，不利于保护交易双方的合法权益。

法律建议：严格按照《合同法》十二条规定：在对账单上应当明确写明品名，规格，数量，单价，金额（大小写）等内容，以确认双方之间发生交易的是什么货物，什么样的货物，多少货物，多少钱的货物。品名和规格可以确认货物是否符合要求，数量和单价可以确认货物的数额。

二、对账单中交易双方的名称须准确、全面。

（1）发货方名称须与营业执照上记载的名称一致。

实务中对账单名称出现不一致，如本来是某公司，写成了某厂，某贸易部；本来是以公司的名义发货的，却写成了以公司某经理，销售人员等个人名字的现象。

法律风险：当收货方拒绝支付货款时，诉讼到法院，原告不明确，发货方须提供证据证明自己发送的货物，增加了诉讼风险。

（2）收货方名称须与营业执照上记载的名称一致。

实务中对账单上有的发货方人员为了省事，不写收货方的全称，而是写收货方的简称，简单的用几个字概括，出现对账单上收货方名称与实际的名称不一致。

法律风险：如果对账单上的收货方名称与工商营业执照上记载的名称不一致，很难确定货款真正的债务人，甚至出现法律上不存在的单位，导致被告主体不明确，存在不知道向谁主张债权的风险。

（3）收货方加盖公章或法定代表人（授权的负责人）签字行为须规范。

实务中由于许多对帐单上只有收货方的员工签字，如果恶化到诉讼，收货方往往不认帐，不承认签字的人是其员工或者强调没有签字的人这个员工，主张没有收到发货方的货物。

法律风险：发货方如果没有证据证明收货方已经收到货物或者签字的人是履行职务行为而不是个人行为，在诉讼中很有可能败诉。

法律建议：发货方和收货方应按照自身营业执照上的企业名称填写对帐单。收货方加盖公司公章或法定代表人（授权的负责人）签字，是确认货物交易事实和收货方已经收到货物事实的关键。对账单建议使用白纸打印（除交易双方签名处，应由交易双方盖章或签字外）。

三、明确约定收货方提出质量、数量异议。

对于长期买卖关系的双方来讲，经常会发生质量问题的退货、质量问题的价格折让、价格调整、发票的开具等事宜。时间长了双方真的很难对得清楚，也不知道收货方究竟还欠自己多少钱。这样往往造成发货方企业的纯利润的损失，使自己企业蒙受了巨大的经济损失。

法律风险：收货方通常会以质量，数量存在问题为借口拒绝支付货款，增加诉讼程序和法律成本，给发货方造成不必要的负担。

法律建议：根据《合同法》规定买方提出质量，数量异议的方式，因此贵公司在对账单约定收货方提出质量，数量异议方式，否则视为发货方的货物质量合格。

四、所欠货款的意思表示必须明确。

法律风险：如果没有上述意思表示，只能说明交易双方之间交易的数额，不能确认为是收货方欠发货方的货物。

法律建议：收货方应当有对所欠货款准确无误意思表示的签字，以明确交易双方欠款的事实。例如：经双方核对确认无误，XX公司尚欠XX公司货款计：XX元。

五、明确对账时间、付款时间。

在对账单中，交易双方往往只是在对账单上写了一个对账时间，忽视对付款时间的约定，买卖关系时间长了，很难说清楚对账单中的项目所发生的时间。

法律风险：如果收货方长时间拖欠，不支付货款，从会计角度看，可能会成为呆账甚至死账。从法律角度看，可能会导致该笔债权超过诉讼时效，丧失胜诉权的法律后果，影响发货方的合法权益。

法律建议：对账单中必须明确对账时间、付款日期。同时可以约定逾期付款的违约责任或者对已有书面合同中的违约责任再次予以明确，如果收货方没有及时支付货款的，发货方就可以向收货方主张逾期付款的违约金。这样，收货方通常考虑违约成本而及时支付发货方的货款。

小结：如果对账单上的内容书写不规范，存在瑕疵，那么发货方不能凭借对账单证据材料向对方主张实现自己的债权，最终损害自己的合法权益。建议使用规范的对账单进行对账。（见对账单格式）